Toda empresa precisa se manter organizada e limpa para o seu melhor funcionamento. É comprovado que um empreendimento com um ambiente higienizado é mais propensa ao sucesso, pois tem funcionários saudáveis e motivados. Porém, pouco se fala sobre a conservação administrativa de uma companhia e no que isso a difere das outras.

Geralmente, organizações produzem uma grande quantidade de papel, mesmo hoje com a era digital. Os documentos se perdem, ou dentro das gavetas e arquivos, ou em pastas perdidas pela área de trabalho do seu computador. E quando solicitados por algum motivo, são difíceis de encontrar. Isso torna o clima organizacional da instituição mais pesado, pois demanda tempo, até mesmo de outras pessoas para encontrar esses papeis.

Foi realizada uma pesquisa sobre isso, que comprova que o profissional brasileiro perde até 2 horas tentando encontrar arquivos importantes. São dados da Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD).

1- O que a Cleanic faz para manter a conservação administrativa da empresa em dia?  

A Cleanic mantém profissionais especializados em limpeza dos ambientes de trabalho, com rotinas e frequência adequada a cada setor.

Promove também a manutenção das áreas administrativas, deixando-as limpas e organizadas. É pensada a melhor forma de armazenagem e organização de documentos para evitar o retrabalho, a perda e melhorar o ambiente organizacional.

2- Por que esse trabalho é importante e em que ele implica para o bom funcionamento da empresa?

A higiene refere-se a técnicas e métodos como, limpeza, manutenção e cuidados que quando implementados, além de evitar doenças, evitam problemas legais e de gestão.

A conservação administrativa da empresa permite o desenvolvimento, a melhora na produção e na performance, visto que, dessa forma, todos os documentos ficam organizados, facilitando o trabalho.

3- Existe um tempo certo para a armazenagem de documentos? Como funciona?

Cada departamento e cada tipo de documento atende a uma legislação específica com validade determinada. Todos os arquivos são armazenados de forma física ou digitalizados para evitar multas e problemas com a lei. Além de organizados da melhor forma para atender as demandas gerais.

4- Você acredita que o eSocial, sendo um documento único, pode ajudar a simplificar essa tarefa para as empresas?

A centralização das informações em um só lugar, muitas vezes eliminando documentos que acabavam sendo entregues em duplicidade, é uma forma de proporcionar mais agilidade à prestação de contas. 

É claro que, de início, o processo é um pouco mais trabalhoso, pois há necessidade de adaptação, mas a tendência é que a entrega das obrigações se torne mais simples, se realmente o eSocial funcionar.

José Maria Miranda Tenório – Supervisor Operacional Cleanic Ambiental

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